Lista de políticas activas

Política completa

POLÍTICAS USO DE LA PLATAFORMA ACADEMIA VITALIS 

1. Objetivo:

En este documento se establecen las normas y lineamientos para el uso adecuado de la plataforma de formación virtual de Vitalis SACI, "Academia Vitalis". El fin es garantizar una experiencia de aprendizaje efectiva, segura y alineada con los valores y objetivos de la organización, asegurando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, en concordancia con las políticas generales de tecnología de Grupo Vitalis y la legislación colombiana.

2. Ámbito de Aplicación:

Estas políticas son de cumplimiento obligatorio para todos los colaboradores, practicantes, personal temporal, contratistas y terceros autorizados que accedan y hagan uso de los recursos de la plataforma Academia Vitalis.

3. Acceso y Autenticación en la Plataforma:

• El acceso a la plataforma es personal e intransferible. Cada usuario es responsable del uso adecuado y la seguridad de su cuenta y credenciales.

• Las credenciales de acceso serán proporcionadas por la coordinación de entrenamiento y capacitación. Está terminantemente prohibido compartir estas credenciales con cualquier persona, dentro o fuera de la compañía.

• Se podrán implementar medidas de seguridad adicionales como el Doble Factor de Autenticación (2FA/MFA) para proteger el acceso a la plataforma, en línea con las políticas de seguridad de la compañía. La autenticación multifactor será obligatoria para administradores, instructores y cualquier rol con acceso a datos personales de terceros o a reportes globales.

4. Uso Adecuado y Responsabilidades del Usuario:

• La plataforma debe utilizarse exclusivamente para fines formativos y profesionales autorizados por Vitalis SACI.

• Está prohibido el uso de la plataforma para actividades personales, comerciales, ilegales o que atenten contra los valores de Grupo Vitalis.

• Los usuarios no deben interferir, deliberadamente o por negligencia, en el buen funcionamiento de los servicios y recursos tecnológicos de la plataforma.

• Cada usuario es responsable del contenido que publique en foros, chats u otros espacios interactivos, el cual debe ser siempre respetuoso y profesional.

• Queda prohibido el uso de la plataforma para realizar actividades que puedan considerarse delitos informáticos bajo la Ley 1273 de 2009, tales como el acceso abusivo a un sistema informático, la obstaculización ilegítima del sistema, o la sustracción y uso de datos personales sin autorización. Igualmente, queda prohibido usar la plataforma para coordinar obsequios, hospitalidad, patrocinios o solicitudes a terceros/HCPs fuera de los lineamientos corporativos.

5. Seguridad de la Información y Ciberseguridad:

• Protección de Contenidos: Está prohibida la descarga, copia, reproducción, modificación o difusión no autorizada del contenido, software o materiales de los cursos alojados en la plataforma. Estas acciones pueden constituir una violación a los derechos de autor.

• Software Malicioso: Se prohíbe cargar o distribuir archivos que contengan virus, malware o cualquier software malicioso que pueda dañar la plataforma o los equipos de otros usuarios.

• Reporte de Incidentes: Cualquier usuario que detecte o sospeche de una vulnerabilidad, un incidente de seguridad, o una violación a estas políticas, tiene la obligación de reportarlo de manera inmediata al área de TI a través del Helpdesk, servidesk.ti@vitalis.com.co.

• Monitoreo: El área de TI podrá monitorear la actividad en la plataforma para garantizar el cumplimiento de estas políticas y proteger la seguridad de los sistemas y la información, siempre respetando la legislación aplicable.

• Sesiones y dispositivos: Se habilitará expiración automática de sesión; se prohíbe el acceso desde equipos compartidos o correos personales y la descarga masiva de listados con datos personales salvo autorización expresa.

6. Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012 SIC):

• Roles y finalidades: Vitalis SACI, en calidad de responsable del tratamiento, recopilará y tratará los datos personales de los usuarios (nombre, identificación, correo, progreso académico, etc.) con la finalidad exclusiva de gestionar el proceso de formación, realizar seguimiento al aprendizaje y emitir las certificaciones correspondientes.

• Autorización: El acceso y uso de la plataforma implica la autorización expresa por parte del usuario para el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades aquí descritas y a la Política de Tratamiento de Datos Personales de la compañía. El tratamiento de datos de colaboradores se fundamenta en la relación laboral, el cumplimiento de obligaciones legales y el interés legítimo de la organización. La autorización del titular se solicitará solo para finalidades adicionales/no necesarias (p. ej., encuestas voluntarias).

• Confidencialidad: La información personal y los datos almacenados serán tratados con estricta confidencialidad. Los usuarios que, en virtud de su rol, tengan acceso a datos de otros colaboradores, deben mantener la misma confidencialidad.

• Derechos del Titular: Los usuarios podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización, a través de los canales establecidos en la Política de Tratamiento de Datos de Vitalis SACI.

• Encargados y transferencias: Cuando se utilicen proveedores de plataforma (LMS) o servicios de nube, estos actuarán como Encargados y se suscribirán los acuerdos de transmisión correspondientes; si hay transferencias internacionales, se implementarán salvaguardas contractuales y técnicas (p. ej., cifrado, mínimo privilegio) y se informará al titular.

• Seguridad e incidentes: Vitalis aplicará controles administrativos, físicos y técnicos (control de acceso de mínimo privilegio, cifrado en tránsito/en reposo cuando aplique y MFA para perfiles privilegiados). Los incidentes que comprometan datos personales se reportarán al DPO y a las áreas competentes sin dilación y, en todo caso, dentro de 72 horas de su conocimiento.

• Conservación y supresión: Los datos de formación (matrículas, calificaciones, evidencias) se conservarán por la vigencia de la relación y por 5 años adicionales (o el exigido por norma aplicable), tras lo cual serán suprimidos o anonimizados de forma segura.

• Derechos del titular: El titular podrá acceder, actualizar, rectificar, suprimir u oponerse/revocar a través de proteccióndedatos@vitalis.com.co (o el canal vigente). Consultas: 10 días hábiles; reclamos: 15 días hábiles, según la ley.

7. Propiedad Intelectual:

• Todo el contenido, incluyendo textos, videos, imágenes, metodologías y evaluaciones alojadas en la plataforma, es propiedad exclusiva de Vitalis SACI o de terceros licenciantes y está protegido por las leyes de propiedad intelectual y derechos de autor.

• El uso indebido, la reproducción no autorizada o la apropiación de dicho contenido será considerado una falta grave y podrá acarrear acciones disciplinarias y/o legales.

8. Sanciones por Incumplimiento:

El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones de esta política y de capacitaciones obligatorias en plazos definidos acarreará las medidas disciplinarias correspondientes, de acuerdo con lo estipulado en el reglamento interno de trabajo y la legislación vigente, pudiendo incluir desde llamados de atención hasta la terminación del contrato.

9. Cumplimiento LA/FT/FPADM y Anticorrupción (PTEE):

• Carácter obligatorio. La formación en Prevención de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y FPADM (SAGRILAFT) y Anticorrupción/PTEE impartida a través de la plataforma es obligatoria para todo el personal y terceros que así lo determine Vitalis, con recertificación anual y dentro de los primeros 30 días para nuevos ingresos.

• Evidencias y seguimiento. La plataforma registrará matrículas, avances, evaluaciones y certificaciones, que serán evidencia de cumplimiento; el no cumplimiento en los plazos definidos activará escalamiento a jefaturas y Talento Humano.

• Conducta en entornos de aprendizaje. Queda prohibido utilizar foros, chats o recursos de la plataforma para ofrecer, solicitar o aceptar dádivas/ventajas, gestionar obsequios/hospitalidad o realizar actividades que configuren conflictos de interés.

• Canal ético. Cualquier indicio de incumplimiento a políticas de LA/FT/FPADM, PTEE o Código de Ética deberá reportarse en la línea ética corporativa: lineadeetica@sanfer.com.mx o https://etica.resguarda.com/lineaeticavitalis/es/main.html

10. Soporte Técnico: Para cualquier dificultad técnica con la plataforma, los usuarios deberán contactar al equipo de soporte a través del canal oficial: academia@vitalis.com.co

11. Vigencia y Actualización Estas políticas entran en vigor a partir de su publicación y podrán ser revisadas y actualizadas por las áreas competentes para asegurar su alineación con las necesidades de la organización y los cambios en la legislación. Las actualizaciones serán notificadas a todos los usuarios.